[DAY 2] Notion을 PM으로 활용하기 (관계형 DB와 롤업 사용 방법 및 세팅)

0. 들어가며...

이번에 새로 팀 프로젝트를 하면서, 노션을 통해 프로젝트 관리를 하게 되었다. JIRA나 MATTERMOST 같은 협업툴을 지원해주던 SSAFY와 달리, 구름 부트 캠프는 그런 것이 없어, NOTION을 통해 직접 만들어야 했다. 그간 노션 활용력이 많이 높아졌으니, 좋은 기회라 여겼다. 오늘은 1️⃣ 노션의 관계형 데이터 베이스를 활용한 스프린트 관리와 2️⃣ 수식을 활용한 가시성 높이기를 한 번 해보려 한다.

1. ERD 설계

관계형 DB를 계획해서 사용하려면 역시 설계부터 해야한다. 그래서 ERD CLOUD를 키고, DB 설계를 시작했다. 설계 전에는 설계의 목표를 세우고 시작해야한다. 내가 세운 목표는 다음과 같다.

• 1️⃣ 팀 멤버 별로 자신이 해야할 일이 귀속되어있다.
• 2️⃣ 진행 여부를 체크하면, 진척도와 계획률을 계산할 수 있다.

이후 위와 같이 ERD를 설계했다. 노션은 1대1, 1대다, 다대다 전부 가능하다. 이를 이용하여, Member와 Sprint를 1대다로 연결하여, 멤버 별로 여러 개의 스프린트를 진행할 수 있도록 했고, 스프린트는 또한 여러 개의 세부 할일로 나눠지게 하였다.

2. DB 간의 관계 설정

노션에서는 관계를 거는 쪽이 자식 테이블이다. 따라서 나는 위의 그림에서 SPRINT 테이블에 해당하는 SPRINT DB에 들어가 다음 과정을 진행했다.

⑴ 관계형을 누른다.

⑵ 관계를 맺을 DB를 선택한다. 여기서 선택하는 DB 테이블이 바로 부모 테이블이 된다.

⑶ 제한은 '제한 없음', 양방향 관계는 '활성화' 시킨다.

원래 DB를 짜면, 부모 테이블의 Key가 자식 테이블에 외래키로 삽입된다. 이는 노션도 똑같다. 다만, 노션에서는 양방향 관계를 설정하면, 자식의 KEY가 부모 테이블의 Attribute로 나타나게 할 수 있다. 사실 안해도 되지만, 나중에 부모 테이블에서 작업할 때, 관계의 가시성을 보이기 위해 활성화 시켰다.

⑷ 위의 과정을 진행하면 SPRINT(자식 테이블)에 외래 키로 부모 테이블의 KEY가 들어가게 된다.

위 사진은 들어간 모습이고, 이 외래키의 이름을 편의에 맞게 고칠 수 있다. 그저 Member라고 두는 것은 직관적이지 않아서, 나는 담당자라고 고쳤다.

⑸ To do Table을 만들어 연결시키는 과정도 위와 같이 하면 된다. 하나 살펴볼 것은 To do Table의 계획 여부 attribute일 것이다. 이를 그저 체크 boolean으로 나타낸다면, 계획을 하고 사용자가 직접 boolean을 true로 만들어줘야 하니, 휴먼 에러가 날 가능성이 많고, 귀찮다. 따라서 필자는 노션의 수식을 활용했다.

위와 같이, 계획날짜가 비어있지 않은 값은 true가 되도록 설정하면, 계획 날짜를 작성하는 순간 계획 여부는 true로 바뀔 것이다.

이후의 각 테이블의 추가 Attribute를 만드는 과정과 연결은 위와 같은 과정의 반복이므로, 생략하고 넘어가겠다.

3. Roll up을 통해 통계 나타내기

노션에서 관계형 데이터 베이스를 활용할 수 있는 또 한 가지 기능으로 Roll up이 있다.

Roll up이란?

한 테이블의 Record가 자신과 연관된 부모 혹은 자식 테이블의 record의 속성을 가져와 표시하는 기능

우리는 Roll up을 활용하여 ERD 설계의 두 번째 목표였던 (1) Sprint 별 계획률과 (2) Sprint 별 계획 진척도, (3) 멤버 별 진척도 를 나타내려 한다.

(1) Sprint 별 계획률 나타내기

다시 Sprint DB 테이블로 돌아오자.

Attribute를 추가하고, roll up을 선택한다.

이후 위에 체크한 3가지를 원하는 대로 설정하면 된다. 나는 나타낼 관계 DB를 Sprint의 자식 테이블인 To-do로 선택하였고, 자식 테이블에서 나타낼 속성을 계획 여부 로 선택, 계산은 하나의 스프린트에 연관된 모든 계획 수로 설정하였다. 이와 똑같은 방법으로 계획된 To-do 수도 똑같이 체크해주면 되겠다.

이제 이 둘을 활용해 비율을 계산할 수식 attribute를 하나 만들면 된다. Roll up 속성의 비율로 나타내기 기능을 따로 사용하지 않는 이유는 가시성 때문이다. 나중에 표가 아닌 갤러리 레이아웃이나, 리스트 레이아웃을 쓸 때, 해당 기능으로 나타낸 계획률은 그저 숫자만 표기되어 있어, 무엇에 대한 숫자 표기인지 사용자가 이해하기 힘들다. 이 때문에 간단한 단어와 emoji를 쓸 수 있는 수식 속성을 하나 더 만들어 표기하는 것을 선택했다.

내 수식은 간단하게 ($\frac{계획된 할 일 수}{전체 할 일 수}$)로 표기했다.

(2) 계획 진척도 나타내기

계획 진척도도 같은 과정, 같은 방법으로 하면 된다. 설명은 생략하고 과정 스크린 샷만 올리겠다. 전체 할 일 수는 Sprint 전체 계획 수라는 attribute에서 세어주고 있으니, 우리는 완료 표시된 할 일 수만 세어줘서 다시 수식으로 나타내면 된다.

노션의 상태 속성을 roll up으로 나타냈을 경우, 모든 값을 String 형태로 나타낸다. 따라서 Notion에서 String을 Integer로 변환시켜주는, toNumber()라는 함수를 활용해 변환 시켜준 뒤에 사칙연산을 해야 한다.

(3) 멤버 별 진척도 나타내기

이번에 나타내려고 하는 것은, 멤버 별 자신이 진행 중인 전체 Sprint 할 일에 대하여 진척도가 어느 정도 인가 이다. 이를 나타내려면, Sprint table의 roll up 속성들을 가져오면 쉽겠구나 할 수 있지만, 자식 테이블이 손자 테이블에서 가져온 롤업 속성들은 부모 테이블에서 가져오지 못한다. 따라서 우리는 수식을 활용하여 이를 우회 하겠다.

ⓐ 수식으로 전체 계획 수와 완료된 할 일 수를 똑같이 가지고 있는 속성을 2개 더 만든다.

이는 그저 부모 테이블인 Member에서 나타내기 위한 용도이다.

ⓑ 멤버 테이블에서 각 멤버 별 전체 할 일 개수, 완료된 할 일 개수를 합쳐서 나타내기

멤버 별로 Sprint가 여러 개일 것이므로, 그저 숫자만 들고 온다면, 5, 3, 2, ... 과 같이 나타날 것이다. 우리는 그것들의 합계를 나타내고 싶다. 여기서 반가운 것은 Notion에는 합계를 내주는 기능도 있다! (대단한 노션...)

ⓒ 멤버별 진척도 수식으로 나타내기

4. 노션 CRM 가시성 높게 꾸미기

(1) 개인별 SPRINT 설정 및 To-do-List 계획 세우기

위는 개인별 프로필을 눌렀을 때, 나오는 화면이다. 담당자의 SPRINT 목록, 날짜 설정이 안된 TO-DO LIST, TO-DO 계획 일정이 각각 적혀있다. 위의 그림처럼 날짜 설정이 필요한 TO-DO를 누르고 캘린더에 DRAG & DROP하면 계획 날짜가 설정된다.

(2) 멤버 별 SPRINT 목록 및 CAN-BAN BOARD

멤버별로 계획을 얼마나 했고, 얼마나 달성 했는지를 보여주는 보드 표이다. 계획률은 모든 계획이 캘린더에 기록 되었을 때, 100%로 찍힌다.

보드 레이아웃을 활용하여 칸반보드를 만들었다.

(3) 멤버별 기술 로그 만들기

위와 같이 TagLog 용 테이블을 하나 더 만들어서 멤버 테이블과 연관시켜줬다. 이를 통해 각 멤버별로 작성한 기술로그, 회고, 데일리스크럼이 각 멤버에게 귀속 되도록 했다.

다음 그림처럼, 로그 별로 양식을 만들어, 유형 별로 통일성이 있도록 조치했다.